Gästemeldung und SES.HOSPEDAJES: praktischer Ratgeber

SES.HOSPEDAJES ist die Plattform des spanischen Innenministeriums, an die Beherbergungsbetriebe die Informationen zu Gästen und Buchung übermitteln müssen. Sie geht auf das Real Decreto 933/2021 vom 26. Oktober zurück, das die Pflichten zur Dokumentation und Information für natürliche oder juristische Personen regelt, die Beherbergung und Fahrzeugvermietung betreiben. In der Praxis ersetzt sie die frühere Gästemeldung (parte de viajeros), die auf andere Weise und mit weniger Informationen eingereicht wurde.

Die Pflicht ist seit dem 2. Dezember 2024 uneingeschränkt durchsetzbar. Ab diesem Datum genügt es nicht mehr, die Gästemeldung auf den alten Wegen einzureichen.

Die Vorschrift richtet sich an jeden, der Beherbergungsleistungen erbringt. Dazu gehören im Allgemeinen:

• Hotels, Apart-Hotels, Hostals, Pensionen und ähnliche Betriebe.
• Ferienapartments, Ferienwohnungen und Villen.
• Agrotourismus-Betriebe, ländliche Unterkünfte, Campingplätze und andere Beherbergungsformen.
• Verwalter und Unternehmen, die Wohnungen Dritter betreiben, je nachdem, wie sie den Service gegenüber dem Gast übernehmen.

Wenn Sie unsicher sind, ob Ihr Fall dazugehört, ist es ratsam, die offiziellen Informationen des Innenministeriums oder Ihren Berater zu konsultieren. Die Verantwortung liegt beim Betreiber der Unterkunft, auch wenn Sie ein Programm zur Übermittlung der Daten nutzen.

Ein wichtiger Unterschied zur herkömmlichen Gästemeldung ist, dass nun neben den Daten des Reisenden auch Daten zum Aufenthalt und zum Vertrag übermittelt werden. Im Überblick:

Die genaue Liste und das Format können sich ändern. Prüfen Sie daher stets die Vorschriften und die technischen Anweisungen des Ministeriums. Die Daten sind so lange aufzubewahren, wie die Vorschrift es verlangt, und stets gemäß DSGVO (RGPD) und dem spanischen Datenschutzgesetz LOPDGDD zu verarbeiten.

Zunächst müssen Sie sich als Anbieter auf der Plattform des Ministeriums registrieren und jeden Betrieb identifizieren. Danach kann die Übermittlung auf verschiedene Weise erfolgen: manuell über die Website oder mittels einer Software, die sich mit dem Dienst verbindet. Die Meldung erfolgt innerhalb einer kurzen Frist nach Beginn des Aufenthalts; Frist und Verfahren entnehmen Sie bitte den aktuellen offiziellen Informationen.

1. Registrierung des Betreibers und des Betriebs auf der Plattform.
2. Erfassung der Reisendendaten vor oder bei der Ankunft.
3. Übermittlung der Daten des Reisenden und der Buchung.
4. Aufbewahrung der Informationen während des vorgeschriebenen Zeitraums und Bearbeitung möglicher Störungen.

• Die Voranmeldung bis zum letzten Moment aufschieben. Wenn der Gast mit dem Koffer in der Hand ankommt, staut sich die Rezeption. Die Daten vor der Anreise zu erfragen, vermeidet Warteschlangen.
• Unvollständige oder falsch geschriebene Daten. Eine Dokumentnummer mit einem Fehler oder ein Name ohne Nachnamen kann zu Ablehnungen führen.
• Begleitpersonen vergessen. Die Vorschrift verlangt die Daten aller Reisenden, nicht nur des Hauptbuchers.
• Minderjährige ohne erfasste Verbindung. Wenn Minderjährige reisen, muss das Verhältnis zu den Erwachsenen angegeben werden.
• Die Übermittlung nicht prüfen. Es empfiehlt sich zu bestätigen, dass die Meldung angenommen wurde und nicht nur, dass sie gesendet wurde.
• Werkzeuge vermischen. Wenn Sie Daten teils auf Papier, teils in einer Tabelle und teils im PMS erfassen, steigt die Fehlerwahrscheinlichkeit.

Neben der Übermittlung müssen die Daten aufbewahrt werden. Die Vorschrift verlangt, die Informationen für einen bestimmten Zeitraum zu speichern und mit den Garantien der DSGVO zu verarbeiten: beschränkter Zugriff, konkreter Zweck und Sicherheitsmaßnahmen. Deshalb sollten die Daten der Reisenden nicht per E-Mail, über Nachrichten oder als Fotos von Dokumenten auf dem Telefon der Rezeption zirkulieren.

Ein einziger Datensatz, der der Buchung zugeordnet und nur für diejenigen zugänglich ist, die ihn benötigen, erleichtert es, eine Anfrage der Behörden zu beantworten, ein fehlerhaftes Datum zu korrigieren oder es nach Ablauf der Frist zu löschen. Eine gute Gewohnheit ist es, regelmäßig zu prüfen, welche Daten Sie aufbewahren, wie lange und wer sie einsehen kann.

Wenn Sie mit mehreren Betrieben arbeiten, prüfen Sie außerdem, dass jeder korrekt auf der Plattform registriert ist und die Meldungen dem richtigen Betrieb zugeordnet werden. Das ist ein häufiger Fehler, wenn mitten in der Saison eine neue Unterkunft hinzukommt.

Ein PMS nimmt Ihnen nicht die Verantwortung ab, wohl aber die wiederkehrende Arbeit. In PMS Balear kann der Gast vor der Anreise einen Online-Pre-Check-in mit seinen Daten abschließen. Diese Daten werden der Buchung zugeordnet und direkt aus dem Datensatz an SES.HOSPEDAJES übermittelt, ohne sie an anderer Stelle neu zu erfassen.

• Online-Pre-Check-in

  Der Reisende trägt seine Daten vor der Anreise ein, und die Rezeption prüft nur noch.

• Übermittlung aus der Buchung

  Die Daten des Reisenden und der Buchung werden aus dem Datensatz gemeldet, ohne Doppelarbeit.

• Alle Reisenden

  Erfassung jeder Person der Buchung, nicht nur des Hauptbuchers.

• Daten in der EU

  Informationen, die in der Europäischen Union gespeichert und je Unternehmen getrennt sind.

Wenn Sie noch eine Software auswählen, enthält der Ratgeber zur PMS-Auswahl die Fragen zu den Vorschriften, die Sie stellen sollten. Unter PMS für Ferienvermietung und PMS für Hotels sehen Sie, wie es sich in den Alltag einfügt.