Registro de viajeros y SES.HOSPEDAJES: guía práctica

SES.HOSPEDAJES es la plataforma del Ministerio del Interior a la que los proveedores de alojamiento deben enviar la información de los viajeros y de la reserva. Nace del Real Decreto 933/2021, de 26 de octubre, que regula las obligaciones de registro documental e información de las personas físicas o jurídicas que ejercen actividades de hospedaje y alquiler de vehículos. En la práctica, sustituye al antiguo parte de viajeros, que se presentaba de otra forma y con menos información.

La obligación es plenamente exigible desde el 2 de diciembre de 2024. Desde esa fecha, enviar el parte de viajeros por los medios antiguos ya no es suficiente.

La norma se dirige a quien presta el servicio de alojamiento. Eso incluye, en general:

• Hoteles, aparthoteles, hostales, pensiones y establecimientos similares.
• Apartamentos turísticos, viviendas de uso turístico y villas.
• Agroturismos, alojamientos rurales, campings y otros tipos de hospedaje.
• Gestores y empresas que operan viviendas de terceros, según cómo asuman el servicio frente al huésped.

Si dudas de si tu caso entra, lo prudente es consultar la información oficial del Ministerio del Interior o a tu asesor. La responsabilidad recae en el titular del alojamiento, aunque uses un programa para enviar los datos.

Una diferencia importante respecto al parte de viajeros tradicional es que ahora se envían datos de la estancia y de la contratación, además de los del viajero. A grandes rasgos:

La lista exacta y el formato pueden cambiar. Por eso, verifica siempre la normativa y las instrucciones técnicas publicadas por el Ministerio. Los datos se deben conservar el tiempo que establezca la norma, y siempre tratados conforme al RGPD y a la LOPDGDD.

Para empezar hay que darse de alta como proveedor en la plataforma del Ministerio e identificar cada establecimiento. Después, las comunicaciones se pueden hacer de varias formas: manualmente desde la web, o mediante un software que se conecte con el servicio. La comunicación se realiza en un plazo breve tras el inicio de la estancia; consulta en la información oficial el plazo y el procedimiento vigentes.

1. Alta del titular y del establecimiento en la plataforma.
2. Recogida de los datos del viajero antes o en el momento de la llegada.
3. Envío de los datos del viajero y de la reserva.
4. Conservación de la información durante el periodo exigido y atención a las posibles incidencias.

• Dejar el pre-registro para el último momento. Si el huésped llega con la maleta en la mano, la recepción se atasca. Pedir los datos antes de la llegada evita colas.
• Datos incompletos o mal escritos. Un número de documento con un error o un nombre sin apellido puede provocar rechazos.
• Olvidar a los acompañantes. La norma exige los datos de todos los viajeros, no solo del titular de la reserva.
• Menores sin vínculo registrado. Cuando viajan menores, hay que indicar la relación con los adultos.
• No comprobar el envío. Conviene confirmar que la comunicación se ha aceptado y no solo que se ha enviado.
• Mezclar herramientas. Si recoges datos en un papel, otro en una hoja de cálculo y otro en el PMS, la probabilidad de errores crece.

Además de enviar, hay que conservar. La norma exige guardar la información durante un periodo determinado y tratarla con las garantías del RGPD: acceso limitado, finalidad concreta y medidas de seguridad. Por eso interesa que los datos del viajero no circulen por correo electrónico, mensajes o fotos de documentos en el teléfono de recepción.

Un registro único, asociado a la reserva y accesible solo a quien lo necesita, facilita responder a una consulta de las autoridades, corregir un dato erróneo o eliminarlo cuando haya pasado el plazo. Un buen hábito es revisar periódicamente qué datos guardas, durante cuánto tiempo y quién puede verlos.

Si trabajas con varios establecimientos, comprueba también que cada uno esté dado de alta correctamente en la plataforma y que las comunicaciones se asocien al establecimiento adecuado. Es un error frecuente al incorporar un nuevo alojamiento a mitad de temporada.

Un PMS no te quita la responsabilidad, pero sí puede quitarte el trabajo repetitivo. En PMS Balear, el huésped puede completar un pre-check-in online con sus datos antes de llegar. Esos datos quedan asociados a la reserva y, desde la propia ficha, se comunican a SES.HOSPEDAJES, sin reescribirlos en otro sitio.

• Pre-check-in online

  El viajero rellena sus datos antes de llegar y la recepción solo revisa.

• Envío desde la reserva

  Los datos del viajero y de la reserva se comunican desde la ficha, sin duplicar tareas.

• Todos los viajeros

  Registro de cada persona de la reserva, no solo del titular.

• Datos en la UE

  Información alojada en la Unión Europea y aislada por empresa.

Si todavía estás eligiendo software, la guía para elegir un PMS incluye las preguntas que conviene hacer sobre normativa. En PMS para alquiler vacacional y PMS para hoteles puedes ver cómo se integra en la operativa diaria.