PMS en Menorca: software para hoteles y apartamentos

Menorca, declarada Reserva de la Biosfera por la UNESCO, combina hoteles familiares, complejos de apartamentos junto a las calas, agroturismos, hoteles de interior y muchas viviendas de uso turístico. Se trabaja en núcleos como Ciutadella, Maó, Es Castell, Sant Lluís, Es Mercadal (con Fornells), Alaior (Son Bou), Ferreries y Es Migjorn Gran. La mayoría de los negocios son de tamaño medio o pequeño y con plantillas ajustadas.

Ese contexto cambia lo que pides a un software hotelero en Menorca: no necesitas un programa pesado, sino uno rápido de aprender, que funcione bien en móvil y que reduzca el trabajo administrativo en los meses de más carga.

La actividad se concentra en pocos meses de verano, con picos en julio y agosto, mientras que fuera de ellos muchos establecimientos cierran o reducen la operativa. Esto tiene consecuencias concretas: contratación y fichajes de personal estacional, apertura y cierre de la temporada, tarifas muy diferentes entre meses y una necesidad de ocupar bien cada noche disponible.

• Tarifas por temporada

  Define periodos y precios por unidad y cambia de temporada sin rehacer nada.

• Fichajes del personal

  Registro de jornada y gestión de vacaciones para plantillas que crecen y se reducen cada año.

• Informes de ocupación

  Ocupación, ADR y RevPAR para valorar cada temporada y preparar la siguiente.

• Mensajería con el huésped

  Comunícate con el cliente antes de su llegada: indicaciones, horarios y pre-check-in.

En un complejo de apartamentos hay decenas de unidades, muchas estancias de una semana y cambios de cliente concentrados en uno o dos días. El rack de ocupación por unidad y fecha permite ver de un vistazo qué apartamentos salen, cuáles entran y cuáles quedan libres, y el estado de cada unidad avisa al equipo de limpieza cuándo puede actuar.

Si tu hotel familiar tiene restaurante, bar o piscina con servicio, el TPV y el cargo a habitación te evitan cuentas en papel. Además, la facturación y la exportación genérica para tu ERP contable simplifican el cierre mensual. Puedes ver el conjunto en la página de PMS para hoteles.

• SES.HOSPEDAJES: obligatorio desde el 2 de diciembre de 2024 para los alojamientos. PMS Balear lo comunica desde la reserva; más información en la guía de registro de viajeros.
• Impuesto de turismo sostenible: por persona y noche, según tipo de alojamiento, con tarifa reducida en temporada baja y exención de menores de 16 años. Los importes vigentes se consultan en la ATIB.
• Alquiler turístico: requiere registro ante el Consell Insular de Menorca y respeto a las normas de cada municipio.

Cuando cierra la temporada, el trabajo no termina. Hay que repasar los informes de ocupación, el ADR y el RevPAR, cerrar cuentas con propietarios, exportar la facturación a la gestoría y decidir qué tarifas ajustar para el año siguiente. Tener todo en un único sistema evita recomponer cifras desde varias hojas.

Para quien gestiona apartamentos en la costa norte o sur, esta visión ayuda a detectar qué semanas se llenan solas y cuáles necesitan una tarifa distinta, algo especialmente valioso en una isla donde el comienzo y el final de la temporada son los periodos más difíciles de rellenar.

PMS Balear funciona en el navegador y se puede instalar como app, sin servidores propios ni instalaciones. La implantación sigue tres pasos: demo con datos de ejemplo, configuración de tu empresa (unidades, tarifas, equipo, propietarios) y puesta en marcha con soporte. Los datos se alojan en la Unión Europea.

Si ya comparas opciones, te servirá la guía para elegir un PMS, con las preguntas que conviene hacer a cualquier proveedor.