So wählen Sie ein PMS für Ihr Hotel oder Ihre Ferienvermietung aus

Viele Vergleiche scheitern, weil sie bei den Funktionen des Programms beginnen und nicht bei den Bedürfnissen des Betriebs. Notieren Sie vor der Anfrage von Demos, wie viele Einheiten Sie haben, von welcher Art sie sind (Zimmer, Apartments, Villen), ob Sie mit Eigentümern arbeiten, ob Sie Restaurant, Bar oder Spa haben, wie viele Personen das System nutzen und von welchen Geräten aus.

Wenn das klar ist, können Sie das Unverzichtbare vom Nebensächlichen unterscheiden. Ein Hotel mit Gastronomie braucht ein integriertes Kassensystem; ein Villenverwalter braucht Eigentümerabrechnungen; beide müssen die Vorschriften erfüllen.

In Spanien muss ein PMS Sie bei der Gästemeldung und deren Übermittlung an die Plattform des Innenministeriums unterstützen. Fragen Sie, welcher Teil des Ablaufs abgedeckt ist und welcher manuell bleibt. Mehr zu dieser Pflicht im Ratgeber zu SES.HOSPEDAJES.

Auf den Balearen kommt die Touristensteuer (ITS) hinzu: Sie sollte sich nach Kategorie konfigurieren lassen, mit Hoch- und Nebensaisonrate, und Sie nicht zwingen, sie Buchung für Buchung anzupassen. Wir erklären das im Ratgeber zur Steuer.

Bei den Daten der Gäste, die personenbezogen sind, fragen Sie, wo sie gespeichert werden und wer darauf zugreifen kann. Eine Speicherung in der Europäischen Union vereinfacht die Einhaltung der DSGVO. Und prüfen Sie, dass bei mehreren Unternehmen oder Eigentümern jeder nur seine eigenen Daten sieht.

Hier unterscheiden sich die Programme am stärksten. Manche sind für Hotels gedacht und behandeln Villen als Komplikation; andere machen es umgekehrt. Wenn Sie Wohnungen Dritter verwalten, lassen Sie sich eine vollständige Abrechnung für einen Eigentümer mit Ihrem Vereinbarungsmodell zeigen. Wenn Sie Gastronomie haben, achten Sie darauf, wie eine Rechnung auf ein Zimmer gebucht und wie die Kasse am Tagesende abgeschlossen wird.

• Fordern Sie eine Demo mit Ihren Fällen an, nicht mit dem allgemeinen Ablauf des Vertriebsmitarbeiters.
• Fragen Sie, wie lange neues Personal braucht, um es zu erlernen.
• Testen Sie den kompletten Ablauf: Buchung, Anreise, Buchung von Leistungen, Rechnung, Abreise und Abschluss.
• Prüfen Sie, wie Reinigung und Wartung vom Smartphone aus arbeiten.

Der Support ist der Teil, den man am meisten vermisst, wenn er fehlt. In der Hochsaison kostet eine unbeantwortete Störung Geld. Achten Sie auf ein Team in der Nähe, das Ihre Sprache spricht und Ihren Kontext kennt. Klären Sie bei der Migration, welche Daten importiert werden können, wer sich darum kümmert und wie viel Zeit es erfordert.

Bleiben Sie beim Preis nicht bei der Monatsgebühr stehen. Fragen Sie, ob pro Einheit, pro Benutzer oder pro Modul abgerechnet wird, was eine zusätzliche Funktion kostet, ob es Einrichtungsgebühren gibt und was mit Ihren Daten geschieht, wenn Sie gehen. Vermeiden Sie Überraschungen mit einem schriftlichen Angebot.

Der erste ist, allein nach dem Monatspreis zu entscheiden, ohne Module, Benutzer oder Einführungskosten hinzuzurechnen. Der zweite ist, sich auf die Demo des Vertriebsmitarbeiters zu verlassen, ohne Ihre realen Fälle zu testen. Der dritte ist, die Migration ans Ende zu schieben: Was trivial erscheint, etwa der Import künftiger Buchungen oder Raten, kann die Inbetriebnahme am stärksten verzögern.

Der vierte ist, das Team zu vergessen. Wenn sich Rezeption, Reinigung und Verwaltung mit dem Programm nicht wohlfühlen, gleicht keine Funktion den Widerstand gegen Veränderung aus. Beziehen Sie die Personen, die es täglich nutzen werden, in den Test ein und hören Sie ihre Einwände an, bevor Sie entscheiden.

PMS Balear ist ein mandantenfähiges Cloud-PMS mit Daten in der EU und Support auf Spanisch durch ein balearisches Team. Es deckt Buchungen, Rezeption, Housekeeping, Fakturierung, Kasse, Geschäftsbereiche mit Kassensystem, Eigentümerabrechnungen, Berichte und einen KI-Assistenten ab, der Aktionen vorschlägt, die Sie bestätigen. Es enthält die Meldung an SES.HOSPEDAJES aus der Buchung und die konfigurierbare Berechnung der Touristensteuer (ITS).

Wenn Sie mit Hotels arbeiten, sehen Sie PMS für Hotels; wenn Sie Ferienwohnungen verwalten, Ferienvermietung. Unser Ablauf ist einfach: Demo mit Beispieldaten, Einrichtung Ihres Unternehmens und Start mit Begleitung. Vergleichen Sie ihn mit Ihrer Checkliste und entscheiden Sie in Ruhe.