Registro dei viaggiatori e SES.HOSPEDAJES: guida pratica

SES.HOSPEDAJES è la piattaforma del Ministero dell'Interno a cui i fornitori di alloggio devono inviare le informazioni sui viaggiatori e sulla prenotazione. Nasce dal Real Decreto 933/2021 del 26 ottobre, che regola gli obblighi di registrazione documentale e di informazione delle persone fisiche o giuridiche che svolgono attività di alloggio e di noleggio di veicoli. In pratica sostituisce il vecchio «parte de viajeros» (la comunicazione dei viaggiatori), che si presentava in altro modo e con meno informazioni.

L'obbligo è pienamente esigibile dal 2 dicembre 2024. Da quella data, inviare il «parte de viajeros» con i mezzi precedenti non è più sufficiente.

La norma si rivolge a chi presta il servizio di alloggio. In generale, questo include:

• Hotel, aparthotel, hostales, pensioni e strutture simili.
• Appartamenti turistici, abitazioni a uso turistico e ville.
• Agriturismi, alloggi rurali, campeggi e altri tipi di ospitalità.
• Gestori e aziende che operano abitazioni di terzi, a seconda di come assumono il servizio nei confronti dell'ospite.

Se hai dubbi sul fatto che il tuo caso rientri, la cosa prudente è consultare le informazioni ufficiali del Ministero dell'Interno o il tuo consulente. La responsabilità ricade sul titolare della struttura, anche se usi un programma per inviare i dati.

Una differenza importante rispetto al «parte de viajeros» tradizionale è che ora si inviano dati del soggiorno e della contrattazione, oltre a quelli del viaggiatore. A grandi linee:

L'elenco esatto e il formato possono cambiare. Per questo verifica sempre la normativa e le istruzioni tecniche pubblicate dal Ministero. I dati devono essere conservati per il tempo stabilito dalla norma e sempre trattati in conformità al GDPR e alla legge spagnola sulla protezione dei dati (LOPDGDD).

Per cominciare bisogna registrarsi come fornitore sulla piattaforma del Ministero e identificare ogni struttura. Dopodiché le comunicazioni si possono fare in vari modi: manualmente dal sito web, oppure tramite un software che si collega al servizio. La comunicazione avviene entro un breve termine dall'inizio del soggiorno; consulta le informazioni ufficiali per il termine e la procedura in vigore.

1. Registrazione del titolare e della struttura sulla piattaforma.
2. Raccolta dei dati del viaggiatore prima o al momento dell'arrivo.
3. Invio dei dati del viaggiatore e della prenotazione.
4. Conservazione delle informazioni per il periodo richiesto e gestione di eventuali segnalazioni.

• Lasciare la pre-registrazione all'ultimo momento. Se l'ospite arriva con la valigia in mano, la reception si blocca. Chiedere i dati prima dell'arrivo evita le code.
• Dati incompleti o scritti male. Un numero di documento con un errore o un nome senza cognome può provocare dei rifiuti.
• Dimenticare gli accompagnatori. La norma richiede i dati di tutti i viaggiatori, non solo dell'intestatario della prenotazione.
• Minorenni senza legame registrato. Quando viaggiano minorenni, bisogna indicare il rapporto con gli adulti.
• Non verificare l'invio. Conviene confermare che la comunicazione sia stata accettata e non solo che sia stata inviata.
• Mescolare gli strumenti. Se raccogli alcuni dati su carta, altri in un foglio di calcolo e altri nel PMS, la probabilità di errori cresce.

Oltre a inviare, bisogna conservare. La norma impone di custodire le informazioni per un periodo determinato e di trattarle con le garanzie del GDPR: accesso limitato, finalità specifica e misure di sicurezza. Per questo è bene che i dati del viaggiatore non circolino via email, messaggi o foto dei documenti sul telefono della reception.

Un registro unico, associato alla prenotazione e accessibile solo a chi ne ha bisogno, facilita rispondere a una richiesta delle autorità, correggere un dato errato o eliminarlo quando il termine è trascorso. Una buona abitudine è rivedere periodicamente quali dati conservi, per quanto tempo e chi può vederli.

Se lavori con più strutture, verifica anche che ciascuna sia registrata correttamente sulla piattaforma e che le comunicazioni siano associate alla struttura giusta. È un errore frequente quando si aggiunge una nuova struttura a metà stagione.

Un PMS non ti toglie la responsabilità, ma può toglierti il lavoro ripetitivo. In PMS Balear l'ospite può completare un pre-check-in online con i suoi dati prima di arrivare. Quei dati restano associati alla prenotazione e, dalla scheda stessa, vengono comunicati a SES.HOSPEDAJES, senza riscriverli altrove.

• Pre-check-in online

  Il viaggiatore compila i suoi dati prima di arrivare e la reception si limita a rivederli.

• Invio dalla prenotazione

  I dati del viaggiatore e della prenotazione si comunicano dalla scheda, senza duplicare le attività.

• Tutti i viaggiatori

  Registrazione di ogni persona della prenotazione, non solo dell'intestatario.

• Dati nell'UE

  Informazioni ospitate nell'Unione Europea e isolate per azienda.

Se stai ancora scegliendo il software, la guida alla scelta di un PMS include le domande da fare sulla normativa. Nelle pagine PMS per affitti vacanze e PMS per hotel puoi vedere come si integra nell'operatività quotidiana.