PMS a Minorca: software per hotel e appartamenti

Minorca, dichiarata Riserva della Biosfera dall'UNESCO, unisce hotel familiari, complessi di appartamenti vicino alle calette, agriturismi, hotel dell'entroterra e molte abitazioni a uso turistico. Si lavora in centri come Ciutadella, Maó, Es Castell, Sant Lluís, Es Mercadal (con Fornells), Alaior (Son Bou), Ferreries ed Es Migjorn Gran. La maggior parte delle attività è di dimensioni medie o piccole, con organici ridotti.

Questo contesto cambia ciò che chiedi a un software gestionale per hotel a Minorca: non ti serve un programma pesante, ma uno rapido da imparare, che funzioni bene su smartphone e riduca il lavoro amministrativo nei mesi di maggior carico.

L'attività si concentra in pochi mesi estivi, con picchi a luglio e ad agosto, mentre fuori da quel periodo molte strutture chiudono o riducono l'operatività. Questo ha conseguenze concrete: assunzione e timbrature del personale stagionale, apertura e chiusura della stagione, tariffe molto diverse da un mese all'altro e la necessità di riempire bene ogni notte disponibile.

• Tariffe stagionali

  Definisci periodi e prezzi per unità e cambia stagione senza rifare nulla.

• Timbrature del personale

  Registro dell'orario di lavoro e gestione delle ferie per organici che ogni anno crescono e si riducono.

• Report di occupazione

  Occupazione, ADR e RevPAR per valutare ogni stagione e preparare la successiva.

• Messaggistica con l'ospite

  Comunica con il cliente prima dell'arrivo: indicazioni, orari e pre-check-in.

In un complesso di appartamenti ci sono decine di unità, molti soggiorni di una settimana e cambi di cliente concentrati in uno o due giorni. Il planning di occupazione per unità e data permette di vedere a colpo d'occhio quali appartamenti partono, quali arrivano e quali restano liberi, e lo stato di ogni unità avvisa il team delle pulizie di quando può intervenire.

Se il tuo hotel familiare ha ristorante, bar o piscina con servizio, la cassa e l'addebito in camera ti risparmiano i conti su carta. Inoltre la fatturazione e l'esportazione generica per il tuo ERP contabile semplificano la chiusura mensile. Puoi vedere il quadro completo nella pagina del PMS per hotel.

• SES.HOSPEDAJES: obbligatorio dal 2 dicembre 2024 per le strutture ricettive. PMS Balear lo comunica dalla prenotazione; maggiori informazioni nella guida al registro dei viaggiatori.
• Imposta sul turismo sostenibile: per persona e per notte, in base al tipo di struttura, con tariffa ridotta in bassa stagione ed esenzione per i minori di 16 anni. Gli importi in vigore si consultano presso l'ATIB.
• Affitto turistico: richiede la registrazione presso il Consell Insular de Menorca e il rispetto delle norme di ciascun comune.

Quando la stagione chiude, il lavoro non finisce. Bisogna rivedere i report di occupazione, ADR e RevPAR, chiudere i conti con i proprietari, esportare la fatturazione al commercialista e decidere quali tariffe ritoccare per l'anno successivo. Avere tutto in un unico sistema evita di ricostruire le cifre da più fogli di calcolo.

Per chi gestisce appartamenti sulla costa nord o sud, questa visione aiuta a individuare quali settimane si riempiono da sole e quali richiedono una tariffa diversa, un aspetto particolarmente prezioso in un'isola dove l'inizio e la fine della stagione sono i periodi più difficili da riempire.

PMS Balear funziona nel browser e si può installare come app, senza server propri né installazioni. L'avvio segue tre passi: demo con dati di esempio, configurazione della tua azienda (unità, tariffe, team, proprietari) e messa in funzione con assistenza. I dati sono ospitati nell'Unione Europea.

Se stai già confrontando le opzioni, ti sarà utile la guida alla scelta di un PMS, con le domande da fare a qualsiasi fornitore.