Déclaration des voyageurs et SES.HOSPEDAJES : guide pratique

SES.HOSPEDAJES est la plateforme du ministère espagnol de l’Intérieur à laquelle les fournisseurs d’hébergement doivent envoyer les informations sur les voyageurs et la réservation. Elle découle du Real Decreto 933/2021 du 26 octobre, qui régit les obligations d’enregistrement documentaire et d’information des personnes physiques ou morales exerçant des activités d’hébergement et de location de véhicules. En pratique, elle remplace l’ancienne fiche de police des voyageurs (parte de viajeros), qui se présentait autrement et avec moins d’informations.

L’obligation est pleinement exigible depuis le 2 décembre 2024. Depuis cette date, envoyer la fiche des voyageurs par les anciens moyens ne suffit plus.

La règle s’adresse à celui qui fournit le service d’hébergement. Cela comprend, en général :

• Hôtels, apparthôtels, hostals, pensions et établissements similaires.
• Appartements touristiques, logements à usage touristique et villas.
• Agrotourismes, hébergements ruraux, campings et autres types d’hébergement.
• Gestionnaires et entreprises qui exploitent des logements de tiers, selon la manière dont ils assument le service vis-à-vis du client.

Si vous doutez que votre cas soit concerné, le plus prudent est de consulter les informations officielles du ministère de l’Intérieur ou votre conseiller. La responsabilité incombe au titulaire de l’hébergement, même si vous utilisez un logiciel pour envoyer les données.

Une différence importante par rapport à la fiche de police traditionnelle est que l’on envoie désormais des données sur le séjour et sur la contractualisation, en plus de celles du voyageur. Dans les grandes lignes :

La liste exacte et le format peuvent changer. Vérifiez donc toujours la réglementation et les instructions techniques publiées par le ministère. Les données doivent être conservées pendant la durée fixée par la règle, et toujours traitées conformément au RGPD et à la LOPDGDD.

Pour commencer, il faut s’inscrire comme fournisseur sur la plateforme du ministère et identifier chaque établissement. Ensuite, les communications peuvent se faire de plusieurs manières : manuellement depuis le site web, ou au moyen d’un logiciel qui se connecte au service. La communication s’effectue dans un bref délai après le début du séjour ; consultez dans les informations officielles le délai et la procédure en vigueur.

1. Inscription du titulaire et de l’établissement sur la plateforme.
2. Recueil des données du voyageur avant ou au moment de l’arrivée.
3. Envoi des données du voyageur et de la réservation.
4. Conservation des informations pendant la période exigée et traitement des éventuels incidents.

• Laisser le pré-enregistrement pour le dernier moment. Si le client arrive valise en main, la réception se bloque. Demander les données avant l’arrivée évite les files d’attente.
• Données incomplètes ou mal saisies. Un numéro de document erroné ou un nom sans prénom peut provoquer des rejets.
• Oublier les accompagnants. La règle exige les données de tous les voyageurs, pas seulement du titulaire de la réservation.
• Mineurs sans lien enregistré. Lorsque des mineurs voyagent, il faut indiquer la relation avec les adultes.
• Ne pas vérifier l’envoi. Il convient de confirmer que la communication a été acceptée et pas seulement qu’elle a été envoyée.
• Mélanger les outils. Si vous recueillez des données sur papier, d’autres dans une feuille de calcul et d’autres dans le PMS, le risque d’erreurs augmente.

Outre l’envoi, il faut conserver. La règle exige de garder l’information pendant une période déterminée et de la traiter avec les garanties du RGPD : accès limité, finalité précise et mesures de sécurité. C’est pourquoi il vaut mieux que les données des voyageurs ne circulent pas par e-mail, par messages ou sous forme de photos de documents sur le téléphone de la réception.

Un enregistrement unique, associé à la réservation et accessible uniquement à ceux qui en ont besoin, facilite la réponse à une demande des autorités, la correction d’une donnée erronée ou sa suppression une fois le délai écoulé. Une bonne habitude consiste à vérifier périodiquement quelles données vous conservez, pendant combien de temps et qui peut les consulter.

Si vous travaillez avec plusieurs établissements, vérifiez aussi que chacun est correctement inscrit sur la plateforme et que les communications sont rattachées au bon établissement. C’est une erreur fréquente lorsqu’on intègre un nouvel hébergement en pleine saison.

Un PMS ne vous retire pas la responsabilité, mais il peut vous retirer le travail répétitif. Dans PMS Balear, le client peut remplir un pré-enregistrement en ligne avec ses données avant d’arriver. Ces données sont associées à la réservation et, depuis la fiche elle-même, communiquées à SES.HOSPEDAJES, sans les ressaisir ailleurs.

• Pré-enregistrement en ligne

  Le voyageur renseigne ses données avant d’arriver et la réception n’a plus qu’à vérifier.

• Envoi depuis la réservation

  Les données du voyageur et de la réservation sont communiquées depuis la fiche, sans doubler les tâches.

• Tous les voyageurs

  Enregistrement de chaque personne de la réservation, pas seulement du titulaire.

• Données dans l’UE

  Informations hébergées dans l’Union européenne et isolées par entreprise.

Si vous êtes encore en train de choisir un logiciel, le guide pour choisir un PMS inclut les questions à poser sur la réglementation. Sur les pages PMS pour location saisonnière et PMS pour hôtels, vous voyez comment il s’intègre à l’exploitation quotidienne.